gebruikersovereenkomst en privacyverklaring

Gebruikersovereenkomst en privacyverklaring Aanmeldingsprocedure  

basisonderwijs Oud-Turnhout – Turnhout - Vosselaar

Gebruikersovereenkomst

Beste ouder,

Je gaat akkoord dat het Lokaal Overlegplatform (LOP) Turnhout Basisonderwijs de ingevulde persoonsgegevens conform haar privacy beleid behandelt. Als je je kind hebt aangemeld, geef je ons de toestemming om de gegevens te gebruiken voor de verwerking van deze aanmelding en voor de evaluatie van de aanmeldingsprocedure.

Je hebt altijd het recht om je aangemelde gegevens in te zien, foute gegevens aan te passen of te verwijderen. Neem contact op met de Lop-deskundige van Turnhout: Wouter Neels: [email protected] of 02 553 05 15. 

Vermoed je dat iemand je persoonsgegevens onrechtmatig gebruikt? Neem dan ook contact op. Je hebt ook het recht om klacht in te dienen bij de Vlaamse Toezichtcommissie voor de verwerking van persoonsgegevens: [email protected] of 02 553 50 47.

Als je wil dat wij je gegevens niet verwerken, kun je je hiertegen verzetten. Dan neem je ook contact met ons op. Hou er wel rekening mee dat wij dan de gevraagde dienst, namelijk het verwerken van de aanmelding van je kind, niet kunnen verstrekken.

Deze gebruiksovereenkomst en privacyverklaring zijn in overeenstemming met het aanmeldingsdossier van het LOP Turnhout Basisonderwijs, zoals goedgekeurd op haar algemene vergadering en conform de meest recente regelgeving rond het inschrijvingsrecht.

Gegevensverwerking in het kader van de centraal aanmeldingsprocedure voor Oud-Turnhout, Turnhout en Vosselaar (basisonderwijs):

Het organiseren van de inschrijvingen is de verantwoordelijkheid van een schoolbestuur.

Alle scholen voor kleuteronderwijs en lager onderwijs, gelegen in het werkingsgebied van het LOP Turnhout basisonderwijs, de gemeente Oud-Turnhout en Vosselaar, zijn overeengekomen om hiervoor te werken met een gezamenlijk, digitaal aanmeldingssysteem.

Alle schoolbesturen van het basisonderwijs mandateerden het LOP voor het ordenen, toewijzen en bekendmaken van de resultaten. Na de rangordening door de computer heeft het LOP de opdracht om de resultaten aan de (ouders) bekend te maken.

Je persoonsgegevens worden dus door het LOP Turnhout Basisonderwijs verwerkt in het kader van de aanmeldingsprocedure voor het schooljaar die volgt op het aanmeldjaar op basis van de mandatering die haar is toegekend.

Privacyverklaring.

Welke informatie zit in het aanmeldingsregister ?

In het aanmeldingsregister komt de informatie:

• Die je bij het aanmelden invult:

De naam van de ouder en het kind, het domicilieadres, het rijksregisternummer van het kind, de antwoorden op de vragenlijst, wie het kind heeft aangemeld, contactgegevens van de ouders, je schoolkeuzes en je voorkeurorde.

• Die noodzakelijk is voor de ordening van je kind in elke school die je aangeeft:
  • Het domicilieadres van het kind: voor de berekening van de afstand tussen school en domicilie van het kind en de berekening van de kortste opgegeven afstand,

Voor de voorrangsgroepen:

• Of een ouder op de school werkt,
• Of er al een broer of zus op school zit,

• Die noodzakelijk zijn voor het inschrijven van je kind op school:
  • De vraag of je kind een verslag heeft voor toegang tot het buitengewoon onderwijs. Als dit zo is, ben je decretaal verplicht dit bij inschrijving te melden. Deze vraag is niet verplicht. Je hebt de mogelijkheid om aan te duiden dat je niet antwoordt. Dit heeft geen gevolgen voor de rangordening van je kind.

Er wordt geen koppeling gemaakt met andere databanken met persoonsinformatie.

Kan ik de informatie die over mijn kind en ons gezin in het aanmeldingsregister is opgenomen, inzien en verbeteren?

Je gegevens kun je wijzigen gedurende de volledige aanmeldingsperiode. Je contacteert hiervoor het infopunt: [email protected].

Je ontvangt nadien een bevestigingsmail met de nieuwe geregistreerde gegevens.

Na de aanmeldingsperiode is het niet meer mogelijk om je gegevens te wijzigen. Heb je vragen of zijn er toch aanpassingen nodig? Neem dan contact op met de Lop-deskundige van Turnhout.

Waarvoor worden de gegevens van je kind en je gezin gebruikt ?

• Op individueel niveau worden de gegevens van je kind gebruikt voor:
  • Voor de rangordening van je kind en de toewijzing van een school.
  • Om je op de hoogte te brengen van het resultaat van je aanmelding.
  • Om je kind in de toegewezen school te kunnen inschrijven, zonder dat je dezelfde gegevens nog eens moet doorgeven.
  • Om voor je kind het recht op een plaats in een school van hogere voorkeur te vrijwaren, als daar later toch nog een plaats vrijkomt.

• Op geaggregeerd niveau worden de gegevens van alle aangemelde kinderen gebruikt om de goede werking van deze aanmeldingsprocedure te evalueren en na te gaan:
  • Of het systeem technisch goed functioneert en de afstandsberekeningen, rangordeningen en toewijzingen correct gebeuren.

Wie kan welke gegevens van je kind en je gezinssituatie raadplegen?

• Het LOP: minimaal de Lop-voorzitter en Lop-deskundige, iemand van het gemeentebestuur die toegang heeft tot het rijksregister, om de toewijzingen en de bekendmaking van het resultaat aan de (ouders) te organiseren.
• De directeur van de school die aan je kind wordt toegewezen, met het oog op het realiseren van de inschrijving.
• De directeur van de scholen waar je kind op de weigeringslijst komt. Ook deze scholen krijgen niet te zien wat je voorkeurorde is, noch voor welke andere scholen je je kind aanmeldde. De toegang is voor de scholen beperkt tot de volgende gegevens:
  • adres, telefoonnummer en naam van de ouders
  • geboortedatum, RRN en adres van het kind
  • de naam van de persoon die helpt bij het aanmelden (indien het gaat om een begeleidende organisatie)
  • of het kind een verslag heeft met toegang buitengewoon onderwijs
  • of je kind behoort tot een voorrangsgroep: broer/zus of kind van personeel

• De personen betrokken bij de evaluatie van de aanmeldingsprocedure. Indien hier externe personen (onderzoekers, anderen personen die in het LOP zetelen) bij betrokken zijn, dan is hun inzage beperkt tot geanonimiseerde gegevens. Dat wil zeggen dat zij het rijksregisternummer van het kind, de naam en het adres van het kind en van de aanmeldende persoon of de contactgegevens van de aanmeldende persoon niet kunnen zien.

Hoe worden de gegevens van je gezin gecontroleerd?

De controle bestaat uit twee delen:

• Controle door het LOP om het toewijzen van de plaatsen op basis van door het LOP goedgekeurde criteria mogelijk te maken. Er vinden volgende noodzakelijke controles plaats:
  • Volledigheid: werden alle velden ingevuld?
  • Correctheid van het opgegeven adres in functie van de afstandsberekening.
  • Dubbele dossiers: één kind kan maar één keer aangemeld worden.

Deze controles zijn noodzakelijk voor er kan worden overgegaan tot het toewijzen van de plaatsen. Zo kunnen de opgegeven contactgegevens gebruikt worden om de aanmelder te contacteren en het dossier te vervolledigen of te corrigeren. Zonder toestemming van de aanmelder, wordt een dossier nooit aangepast.

• Controle door de school bij inschrijving: wanneer je je kind gaat inschrijven op school na een aanmelding, kan de school controleren of de ingevulde gegevens correct en volledig zijn. Om de correctheid te bewijzen, kun je volgende documenten meebrengen bij inschrijving:
  • Identiteitsbewijs van je kind;
  • Bewijs van woon- of verblijfplaats van het kind;
  • Verslag voor toegang tot het buitengewoon onderwijs (indien van toepassing).

Wanneer een school bij inschrijving vaststelt dat de ingevulde gegevens niet correct zijn, verlies je je recht op inschrijving. Vul daarom alle gegevens eerlijk in.

Je bent als ouder verantwoordelijk voor het correct en volledig invullen van alle noodzakelijke gegevens.

Hoe gebeurt de ordening en toewijzing van alle aangemelde leerlingen?

De manier waarop aangemelde leerlingen geordend worden, werd goedgekeurd door de algemene vergadering van het LOP Turnhout Basisonderwijs.

Het ordenen van de aangemelde kinderen gebeurt na de aanmeldingsperiode en nog voor de start van de inschrijvingsperiode voor aangemelde kinderen.

De ordening gebeurt door de computer en is gebaseerd op volgende procedure:

Eerst krijgen broers en zussen voorrang, vervolgens kinderen van eigen personeel en daarna worden de overige kinderen geordend waarbij eerste schoolkeuze primeert. Bij een tekort aan plaatsen komt afstand  (in vogelvlucht) van de school tot aan het domicilieadres van het kind in beeld. Bij gelijke afstand bepaalt de computer wie voorrang heeft. Bij een meerling gaat het schoolbestuur in overtal.

Het resultaat van elke aanmelding wordt gevalideerd door de voorzitter van het LOP. Uiterlijk op de datum zoals decretaal bepaald ontvang je per e-mail of eventueel per brief het resultaat van de aanmelding.

Hoelang worden je gegevens bewaard?

Je gegevens blijven opgeslagen in het back-up systeem van het programma waarmee je hebt aangemeld. Neem contact op met de softwareleverancier V-ICT-OR voor meer informatie over deze bewaring. Voorlopig zijn hierover geen verdere afspraken gemaakt.

Waar kun je terecht met vragen over deze gebruikersovereenkomst en privacyverklaring?

Bij de LOP-deskundige [email protected]. TEL.: 02/553 05 15.